Quelques instructions de travail recommandées
Comment saisir une note efficacement
Comment mettre à profit la liste des éléments « Activités »
Comment bien utiliser les éléments de points de suivi.
Les années de traitement des notes, modifiables.
Utiliser les archives.
Envoyer une demande via courriel aux administrateurs local du système.
Gestion des échéanciers
Gestion des nombres de jours engagés à date
Gestion des tâches et assignation de tâches.
Gestion des interlocuteurs associés aux note.
Envoi massif d'un courriel à des ressources de plus d'un dossier.
Comment saisir une note efficacementIl est recommandé de saisir
la note en y inscrivant le contenu initial SOUS la ligne insérée automatiquement. Par la
suite, les inscriptions subséquentes devraient s'inscrires au dessus de cette
ligne. La date, l'heure et l'identifiant Windows s'inscrivent automatiquement à
l'appuie de la barre d'espacement au préalable de l'inscription de l'ajout de
texte. Dans ce cas. la dernière inscription sera toujours affichée au début de
chaque note.
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Comment mettre à profit la liste des éléments «Activités»
Cet élément s'avère être immensément utile. Il répond à de multiples
situations et utilisations.
Par exemple: On souhaite gérer les dossiers
qui présentent des éléments de projet. Alors on cré un élément "d'activité" nommé
"Projet". On peut alors sélectionner l'élément projet pour des notes de
certains dossiers qui sont alors automatiquement regroupés en mode projet. Le
rapport d'activités peut alors contenir toutes les notes faisant l'objet de
projet et permet d'en gérer l'évolution. Cet élément peut alors être utilisé
dans de multiples situations. Cette liste est pilotable par l'administrateur
local du système dans l'enterprise.
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Comment bien utiliser les éléments de points de suivi
L'élément point de suivi est très utile au fin de réunion d'équipe de travail.
Élément pilotable par l'administrateur local du système dans l'entreprise, il
permet de sélectionner en point de suivi, les notes nécessitant être un élément
de réunion. Une zone de solution est principalement destinée à établir un suivi
des orientation établies et permet ainsi un suivi serré des solutions
liées aux notes d'un ou plusieurs dossiers.
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Les années de traitement des notes, modifiablesPar défaut, la
date de création de la note est enregistrée automatiquement relativement à l'année de
traitement en cours sélectionnée.
Année de traitement sélectionnée dans
le système:
Année de la note:
S'il s'avérait nécessaire de modifier l'année d'une note pour qu'elle soit
maintenue dans l'affichage dans l'onglet Communication pour une année
subséquente par exemple, il faudrait en changer
sa valeur. Pour ce faire, on doit sélectionner la nouvelle année disponible dans
la liste déroulante du champ.
Une fois l'année modifiée, cette note sera alors affichée dans l'onglet communication selon la
nouvelle année de traitement sélectionnée au niveau du système.
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Utiliser les archivesLa notion d'archives s'avère utile dans le
cas où certaines notes ne sont plus visées par un suivi temporel. Lorsque des
notes font l'objet d'activités sélectionnée faisant référence à un élément
d'archive, elles sont alors
affichées sous l'onglet "Archives. Les activités faisant objet
"d'élément d'archives" sont considérés faisant partie de l'onglet archive et ce
pour toutes années de traitement confondues.
À noter que les notes
portant un activité de portée d'archive, ne s'afficheront plus
sous l'onglet "Communication". L'onglet "Communication" est principalement
réservé
aux notes actives de l'année de traitement sélectionné au système.
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Envoyer une demande via courriel aux
administrateurs local du système
Par exemple:
Dans le cas où l'on doit supprimer une note ou un
courriel déjà lié, on peut générer un courriel adressé automatiquement à ou aux
administrateurs du système. Un courriel est généré et pré-affiché avant
l'envoi permettant ainsi d'y inscrire le numéro de la note à supprimer ou
le
numéro du courriel à supprimer.
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Gestion des échéanciersUn historique des dates de livraison est
conservé dans le système. On est donc en mesure d'établir un suivi des dates de
livraison qui peut être interprété en suivi d'échéanciers.
Le bouton indiqué de la flèche
permet d'afficher l'historique des dates inscrites autant de fois qu'elles sont
remplacées.
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Gestion des nombres de jours engagés à date
Relativement au rapport de révision, on peut attribuer en jours/heures
le temps estimé et réalisé pour les notes visées en considérant que ces notes
cible une tâche ou une situation de suivi de temps investi dans la réalisation
de l'objet visant cette note. Le rapport indique alors le temps estimé et
réalisé en sommant le temps saisi pour les notes d'un même dossier.
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Gestion et assignation des tâches
Une gestion des tâches est possible simplement en cliquant la case assignée à
cette fin qui est présente pour chacune des notes. Ces notes sont alors
regroupées dans un rapport de tâches de l'usager en cours. On peut également
transférer une note à un collègue de la même équipe. Un courriel est alors
généré prêt à être envoyé à la personne sélectionné dans la liste de collègues.
Notez que l'élément de la première colonne de la liste est en fait l'identifiant
Windows de l'usager, élément stratégique de base utilisé dans le système Suivi
de dossier.
On peut également gérer les dates d'échéances de chacune des tâches
sélectionnées aux notes. Un rapport est spécialement assujetti aux tâches
expirées qui considère les dates de rappel des tâches de l'usager en cours. On
peut alors imprimer un rapport de tâches expirées selon ces considérations.
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Asssignation d'interlocuteur à la note
Ce champ permet d'associer le nom d'un interlocuteur lié à la note. Il est recommandé de saisir
les noms dans le format nom et prénom. Ces valeurs sont conservées au niveau de
l'équipe de travail de l'usager qui l'inscrit. Si en voulant sélectionner un nom dans la
liste ou si les premières lettres du nom de familles indique l'absence d'un
nom voulu, on peut l'inscrire dans le champ et il sera associé à la note
concernée et conservé dans la liste pour une possible sélection future pour
une autre note.
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Envoi massif d'un courriel aux ressources de plus d'un dossier
Le clic sur le bouton Envoi Massif accède à ce formulaire:
Dans le cas présenté ici, on souhaite envoyer un courriel à toutes
les ressources actives, liées aux dossiers du domaine GPS. On constate ici
que le courriel a été généré et envoyé puisque le bouton "Lier le courriel
envoyé" est actif et le bouton Générer le courriel ne l'est plus.
Une fois le bouton "Lier le courriel envoyé" cliqué, un message
vous rappelle de bien sélectionner dans Outlook, le courriel envoyé concerné
par cette action. Ce processus démarré, une note sera alors créée pour
chacun des dossiers concernés par les ressources à qui le courriel a été
envoyé. Ce processus n'est pas réversible. Cependant, s'il s'avérait par
exemple qu'un mauvais courriel a été sélectionné, seul l'administrateur
local du système peut supprimer les notes visées en connaissant leurs
numéros d'identification de notes.
La zone encadrée bleu indiquera le nombre de dossiers visés par
cette action.
Le contenu des notes créées affichera le titre : Envoi massif et le
détail de la note affichera le nom de l'utilisateur qui a effectué l'envoi,
le chemin d'enregistrement du courriel, et la liste des adresses courriels.
Le champ "Lien 1" présentera alors un lien direct vers ce courriel.
Notez
que l'enregistrement des courriels massifs s'effectu dans un répertoire
réservé à cette fin. Ceci permet alors d'accéder à tous les courriels
massifs envoyés.
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